L’archivio ci risparmia i grattacapi. E oggi la legge ha detto sì al digitale
Archiviare i documenti è importante

L’archivio ci risparmia i grattacapi. E oggi la legge ha detto sì al digitale

Teniamo in ordine - Dal bollo auto agli scontrini: quando e come conservarli?

Neppure l’era del digitale spazza via l’archivio cartaceo e lo spazio fisico occupato da faldoni e cartellette: esistono infatti nella nostra vita di tutti i giorni una serie di carte e pezze giustificative che vanno per forza conservate e ancor meglio archiviate, al fine di trovarle in caso di necessità.
Se è vero infatti che un obbligo di conservazione sussiste principalmente per la documentazione fiscale, soggetta ad accertamento, anche bollette e ricevute varie vanno conservate.
E il motivo è presto detto. La legge prevede infatti che chi ha un credito, ovvero deve essere pagato, possa esigere il pagamento entro un certo numero di anni; conservare la prova dell’avvenuto pagamento dunque mette al sicuro da eventuali contestazioni in questo senso.

Prescrizione in dieci anni

La tempistica non è uguale per qualsiasi documento, però una cosa è rassicurante: qualsiasi credito si prescrive in dieci anni e quindi oggi si possono ripulire faldoni e cartellette che portano una data anteriore al 2006.
Le dichiarazioni dei redditi e le ricevute relative a pagamenti di imposte, vanno ad esempio conservate cinque anni a partire dall’anno successivo a quello della dichiarazione (naturalmente se non è in corso un accertamento). Molto più lunga la vita della ricevuta di pagamento del vecchio canone Rai che si può buttare solo dopo dieci anni così come gli estratti conto bancari. Gli scontrini hanno vita breve (due anni) e comunque per il lasso di tempo eventualmente legato alla garanzia.
Il bollo auto? Lo terremo nel cassetto per tre anni oltre all’anno di riferimento. Tre anni è anche il ciclo di vita di fatture e parcelle di professionisti.
Naturalmente oltre a tutto ciò l’archivio non potrà fare a meno di contenere una serie di documenti che non hanno scadenza come l’atto notarile della casa, i diplomi scolastici o referti e diagnosi mediche.

Quale mix?

E se si teme di perdere qualcosa? La tecnologia ci viene in aiuto con la possibilità di digitalizzare i documenti da conservare (alcuni suggeriscono programmi come FlashJetScan di Windows). Inoltre la normativa ammette che, in sostituzione dei singoli documenti cartacei, la documentazione possa essere conservata mediante strumenti informatici.
Un passo in avanti che giova soprattutto alle aziende e ai professionisti che rischiano di essere sommersi dalla carta.
Tuttavia bisogna fare attenzione: i documenti digitalizzati, infatti, sono equiparati a quelli cartacei solo a patto che la loro conservazione avvenga secondo specifiche procedure tecniche stabilite dalla normativa per garantire inalterabilità e data certa.
Qualche suggerimento infine può essere dato ai più sbadati. In caso di smarrimento di un pagamento effettuato via banca, si potrà chiedere copia direttamente all’istituto di credito, che è a sua volta tenuto alla conservazione della documentazione: c’è da precisare che in questo caso spesso si tratta di un servizio a pagamento.

Il cassetto fiscale

Per quanto riguarda il Fisco esiste invece per ogni contribuente il “cassetto fiscale” raggiungibile dal sito dell’Agenzia delle Entrate e un analogo “cassetto previdenziale” accessibile mediante il portale Inps permetterà di verificare il versamento di contributi.
In questi cassetti virtuali si ritroverà traccia del passato, con buona pace della carta smarrita.


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